Gertjan de Mare over samenwerken met backoffice partijen

Waarom moeilijk doen als het samen kan? Een partnership met een backoffice partij ontzorgt je van administratieve en juridische lasten. Door het uitbesteden van de backoffice kan jij je focussen op een vlekkeloze samenwerking met je uitzendkrachten, zzp’ers en opdrachtgevers. Gertjan de Mare, Manager Legal & Compliance, vertelt waar je op moet letten als je samenwerkt met een backoffice partij.  

Terbeschikkingstelling van uitzendkrachten 

“Geef in je juridische uitingen aan dat je bemiddelt in samenwerking met een backoffice partij.” In deze bemiddeling verricht jij namelijk het feitelijke contact en zij het juridisch contact. De backoffice partij verloont de uitzendkracht en factureert de opdrachtgever. 

Moet je aangeven dat je zo’n samenwerking hebt? “Ja. Dit is wel zo praktisch en versnelt bovendien het contracteerproces, want het is de backoffice partij die daadwerkelijk contracteert met de opdrachtgever.” Als je niet meldt dat je samenwerkt met een backoffice partij krijg je een probleem met contracteren. De opdrachtgever weet dan niet waar de contracten vandaan komen. 

Dit is niet de enige reden. “Door duidelijk te maken dat je een samenwerking hebt waarin de backoffice partij optreedt als uitzendbureau, voorkom je ongewenste payrollconstructies.” En volgens Gertjan wil je hier écht voor waken. Ongewenste payrolls nemen risico’s met zich mee. Zo vervalt (achteraf) de flexibiliteit van het fasensysteem en is de reguliere ketenregeling dus van toepassing. De volledige beloningssystematiek van de inlener, waaronder het pensioen, moet dan ook worden gevolgd. 

Inzet van zzp’ers 

“De backoffice partij dient met de zzp’er te werken volgens een goedgekeurde modelovereenkomst vanuit de Belastingdienst en maakt daarmee overeenstemmende afspraken met de opdrachtgever.” Wat dit betekent? Er is geen sprake van leiding en gezag op de werkvloer. De opdrachtgever mag de zzp’er alleen instrueren over het resultaat van de opdracht en de zzp’er is vrij het werk en de werktijden zelf in te vullen.  

“Een jaar geleden zijn er vanuit de rechtspraak zelfs aanvullende eisen bijgekomen.” De zzp’er mag geen kerntaak in de organisatie van de opdrachtgever vervullen en moet zich in het maatschappelijk verkeer als ondernemer gedragen. Dit houdt in dat de zzp’er reclame maakt én investeert in zijn eigen onderneming. 

Maar wat als de backoffice partij niet volgens zo’n modelovereenkomst werkt? “Dan is het risico groter dat de zzp’er als schijnzelfstandige wordt gezien.” Dit betekent dat iemand zich presenteert als zelfstandige terwijl er volgens het arbeidsrecht sprake is van een dienstverband.  

Afwijkende voorwaarden 

“Wees in je onderhandeling met de opdrachtgever duidelijk over aansprakelijkheden die niet standaard zijn in de uitzendbranche. Een goed voorbeeld is dat de backoffice partij die optreedt als uitzendbureau aansprakelijk is bij schade aan/door de uitzendkracht tijdens de uitvoering van werkzaamheden.” Over welke zaken je nog meer helder moet zijn? Boetebepalingen, levergaranties en afwijkende facturatie-eisen. Dit is belangrijk zodat de backoffice partij je werkelijk kan bedienen. “Een backoffice partij sluit namelijk geen contract als de voorwaarden ongunstig zijn.”  

Er zijn opdrachtgevers die alleen op hún voorwaarden contracteren. “Als dit het geval is dan denkt JEX natuurlijk graag met je mee.” De afdeling Legal behandelt de afwijkende voorwaarden en overlegt samen met jou en de opdrachtgever.  

Het kan zijn dat jij bepaalde verantwoordelijkheden krijgt, zoals competentie-eisen. De backoffice partij verricht namelijk het juridisch contact en jij het feitelijke contact. Dit betekent onder andere dat jij verantwoordelijk bent voor de werving en selectie van uitzendkrachten en dus de geschikte kandidaat dient te vinden voor het werk.