Wat is een privacy statement?

Een privacy statement is een document waarin een organisatie uitlegt hoe zij persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, opslaat en beschermt. Het doel van dit document is om transparant te zijn naar betrokkenen (zoals klanten, werknemers of bezoekers) over de manier waarop hun persoonsgegevens worden verwerkt. Dit is in lijn met de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Belangrijke elementen van een privacy statement zijn:

• Beschrijving van de soorten persoonsgegevens die worden verwerkt, zoals namen, adressen, e-mailadressen, telefoonnummers en meer gevoelige gegevens zoals het BSN).

• Doel van de gegevensverwerking en juridische grondslag. Dit betreft een uitleg van de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden gebruikt. Ook wordt toegelicht op basis van welke juridische grondslag de gegevens worden verwerkt, zoals een wettelijke verplichting of toestemming.

• Delen van gegevens met derden. Dit betreft informatie over welke derde partijen toegang krijgen tot de persoonsgegevens, zoals externe dienstverleners. Ook wordt aangegeven waarom en onder welke voorwaarden de gegevens worden gedeeld.

• Rechten van betrokkenen. Dit betreft informatie aan betrokkenen over hun rechten op basis van de AVG. Dit omvat onder meer het recht op inzage in de gegevens, het recht op correctie en het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen.

• Beveiliging van persoonsgegevens. Dit betreft uitleg over welke maatregelen de organisatie heeft genomen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, of datalekken. Dit kan technische beveiligingen (zoals encryptie) en organisatorische maatregelen (zoals toegangsbeperkingen) omvatten.

• Bewaartermijnen. Het statement vermeldt hoe lang persoonsgegevens worden bewaard en volgens welke criteria de bewaartermijnen worden vastgesteld.

• Contactinformatie voor privacygerelateerde vragen. Dit betreft informatie over hoe betrokkenen contact kunnen opnemen met de organisatie om vragen te stellen over de verwerking van hun persoonsgegevens of om hun rechten uit te oefenen.