Klokkenluiders en JEX

Laatst gewijzigd: november 2023

JEX vindt het belangrijk dat jij op een veilige manier melding kan doen van een (vermoedelijk) misstand, zonder dat jij bang hoeft te zijn voor negatieve consequenties.

Op basis van de Wet bescherming klokkenluiders hebben wij een meldregeling vastgesteld die wij bij deze aan jou verstrekken. Deze regeling stelt jou in staat vroegtijdig melding te doen van een misstand, zodat wij snel en goed kunnen reageren. JEX staat voor een open cultuur, waarbij integriteit en het elkaar aanspreken op gedrag wordt gestimuleerd en op prijs wordt gesteld.

De ondernemersraad van JEX is bekend met deze regeling en heeft hiermee ingestemd op 1 november 2023.

Waar de meldregeling voor is bedoeld

Deze regeling is bedoeld voor het melden van een (vermoedelijk) misstand waarbij het maatschappelijk belang in het geding is. De meldregeling is niet bedoeld voor (individuele) arbeidsconflicten, het melden van persoonlijke klachten over werk, het uiten van kritiek op de door JEX gemaakte (beleids)keuzes en/of voor het behalen van persoonlijk gewin. Er moet dus sprake zijn van een breder belang.

Wat wordt daaronder verstaan

In de meldregeling gaat het om:

1. jij/jou: degene die (al dan niet in loondienst) arbeid verricht voor ons, ook ten behoeve van een andere onderneming (opdrachtgever). Het gaat hierbij om eigen personeel, stagiairs, vrijwilligers en uitzendkrachten;
2. wij/ons of JEX: JEX Backoffice B.V., JEX Personeel B.V. en andere entiteiten die tot ons concern behoren en die jou (al dan niet in loondienst) arbeid laten verrichten, ook ten behoeve van een andere ondernemingen (opdrachtgevers);
3. (vermoedelijk) misstand: het redelijke vermoeden van jou dat er sprake is van een misstand waarbij het maatschappelijk belang in het geding is. Hiervan is sprake bij:
  - een schending van de wet;
  - (gevaar voor) een schending van het Unierecht;
  - een gevaar voor de volksgezondheid;
  - een gevaar voor de veiligheid;
  - een gevaar voor het milieu;
  - een schending van de interne regels van JEX;
  - een gevaar voor het goed functioneren van onze organisatie of een openbare dienst door onbehoorlijk handelen of nalaten;
4. klokkenluidersadviseur: degene die voor ons optreedt als vertrouwenspersoon en die door jou kan worden geraadpleegd over een (vermoedelijk) misstand.De klokkenluidersadviseur van JEX is Jamy van Cleemputte;
5. hoogste leidinggevende: de persoon die de dagelijkse leiding heeft over onze onderneming, Nick Hillebrand.

Over de interne melding

Jij kan bij de klokkenluidersadviseur een melding doen van een (vermoedelijk) misstand. Ook kan jij de klokkenluidersadviseur in vertrouwen raadplegen over een (vermoedelijk) misstand door informatie of advies in te winnen. Als jij vermoedt dat de klokkenluidersadviseur bij de (vermoedelijke) misstand is betrokken, kan de melding ook worden gemaakt bij zijn of haar direct leidinggevende binnen JEX.

Het melden van een (vermoedelijk) misstand kan op de volgende manier:

schriftelijk (waaronder via e-mail of WhatsApp);
mondeling via de telefoon of andere spraakberichtsystemen;
of op verzoek van jou via een gesprek op locatie binnen een redelijke termijn.

Jij krijgt binnen zeven dagen een ontvangstbevestiging van de melding.

Als een (vermoedelijk) misstand betrekking heeft op een andere onderneming dan JEX (zoals een opdrachtgever), dan kan jij daarvan melding doen bij die andere onderneming. De klokkenluidersadviseur van JEX wordt in dat geval door die andere onderneming geïnformeerd dat er een melding is gedaan.

Bij de uitvoering van een eventueel onderzoek kunnen jij en andere betrokkenen worden gehoord. Jij krijgt de gelegenheid om opmerkingen te maken op het concept onderzoeksrapport, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan. Wij streven ernaar het onderzoeksrapport binnen acht weken na de melding op te leveren. Jij wordt door ons schriftelijk geïnformeerd over ons standpunt over de melding. Ook geven we aan tot welke (vervolg)stappen de melding heeft geleid of gaat leiden.

Over de externe melding

Jij kan direct extern melding maken van een (vermoedelijk) misstand bij het Huis voor klokkenluiders of bij een eventuele andere door de wet aangewezen bevoegde autoriteit. Voor meer informatie zie: www.wetbeschermingklokkenluiders.nl. Ook na een interne melding kan jij dat doen. Het heeft de voorkeur dat eerst een interne melding wordt gedaan.

Hoe wij jou beschermen tegen benadeling

Wij zorgen ervoor dat de informatie over jouw melding zodanig wordt bewaard dat deze fysiek en digitaal alleen toegankelijk is voor diegenen die bij de behandeling van deze melding betrokken zijn. Wij verwerken alle gegevens vertrouwelijk en – voor zover toegestaan – in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming en overige relevante wetgeving.

Ook zorgen wij ervoor dat jouw identiteit niet bekend is bij diegenen die bij de behandeling van een melding betrokken zijn. Een uitzondering hierop is als jij uitdrukkelijke schriftelijke goedkeuring geeft en zij met jouw identiteit vertrouwelijk omgaan.

Jij bent te goeder trouw en maakt volgens deze regeling melding van een (vermoedelijk) misstand. JEX zal jou op geen enkele wijze benadelen in verband met de melding. Ook zorgen wij dat jouw collega’s zich onthouden van iedere vorm van benadeling die het professioneel of persoonlijk functioneren van jou belemmert. Als er toch sprake is van benadeling, kan jij dat bespreken met de klokkenluidersadviseur. Deze informeert de direct leidinggevende (of de direct leidinggevende bij de opdrachtgever) hierover.

Ook andere betrokkenen, waaronder bijvoorbeeld de vertrouwenspersoon en/of de onderzoekers, worden door ons op geen enkele wijze benadeeld in verband met de melding.