Privacy en JEX

Laatst gewijzigd: 1 maart 2025

Dit is het privacy statement van JEX Technology Group B.V. (actief onder de naam ‘JEX’) en de aan haar verbonden ondernemingen. Dit privacy statement verschaft informatie over de persoonsgegevens die wij verwerken in het kader van onze (uitzend- en bemiddelings)dienstverlening, inclusief onze (AI-)software en bijbehorende consultancy.

Jouw privacy staat voorop

Wij hechten veel waarde aan jouw privacy en leggen in dit statement duidelijk uit hoe wij jouw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en beschermen. Wij houden ons in alle gevallen aan de toepasselijke wetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG).

1. Persoonsgegevens bij het gebruik van onze (AI-)software en consultancy

Jouw persoonsgegevens

Wanneer je gebruik maakt van onze (AI-)software en consultancy, verwerken wij de volgende gegevens:

• accountgegevens: naam, e-mailadres, contactgegevens, gebruikersnaam en wachtwoord;
• technische gegevens: IP-adres, apparaat- en browserinformatie, logbestanden, en metadata over het gebruik van de software;
• gebruiksgegevens: interacties met de software, voorkeuren en instellingen;
• consultancygegevens: informatie gedeeld tijdens adviestrajecten, afhankelijk van de aard van de dienstverlening.

Doel van de verwerking

Wij verwerken deze gegevens om:

• de functionaliteit en veiligheid van onze (AI-)software te waarborgen;
• gebruikers een optimale ondersteuning en ervaring te bieden;
• onze (AI-)software en diensten te analyseren en verbeteren;
• gepersonaliseerde aanbevelingen en inzichten te leveren;
• wettelijke verplichtingen na te leven. 

Met wie delen wij jouw persoonsgegevens?

Wij delen jouw persoonsgegevens alleen met:

• onze interne teams die verantwoordelijk zijn voor softwareontwikkeling, ondersteuning en consultancy;
• derde partijen die essentiële diensten leveren, zoals hosting- en beveiligingsproviders, uitsluitend op basis van een verwerkersovereenkomst;
• overheidsinstanties indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.

Bewaartermijnen

Jouw persoonsgegevens worden bewaard zolang als nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld:

• (AI-)softwaregebruik: tot maximaal zes maanden na beëindiging van het gebruik van onze (AI-)software;
• consultancygegevens: tot maximaal twee jaar na afronding van het adviestraject;
• noodzakelijke administratiegegevens: tot maximaal zeven jaar in verband met fiscale en wettelijke verplichtingen.

2. Persoonsgegevens bij sollicitatie

Jouw persoonsgegevens

Wanneer je bij ons solliciteert, verwerken wij de volgende gegevens:

• naam en contactgegevens;
• gegevens uit je cv en motivatiebrief;
• informatie die je vrijwillig verstrekt in het kader van je sollicitatie.

Je bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid en relevantie van de verstrekte gegevens.

Doel van de verwerking

Wij verwerken jouw gegevens om te beoordelen of je geschikt bent voor de openstaande functie. Indien relevant voor de functie kan een assessment onderdeel zijn van de beoordeling. Daarnaast kunnen wij, met jouw toestemming, referentiechecks uitvoeren en openbare sociale media profielen raadplegen. Het verstrekken van persoonsgegevens bij een sollicitatie is niet verplicht, maar zonder deze gegevens kunnen wij mogelijk niet beoordelen of je geschikt bent voor de functie. 

Met wie delen wij jouw persoonsgegevens?

Jouw gegevens worden uitsluitend gedeeld met:

• beoogde leidinggevenden en HR-medewerkers binnen onze organisatie die betrokken zijn bij de sollicitatieprocedure;
• indien je solliciteert als uitzendkracht of ingehuurde professional, met geïnteresseerde inleners/opdrachtgevers.

Bewaartermijnen

Met jouw sollicitatie geef je ons toestemming om jouw gegevens tot maximaal één jaar na afloop van de sollicitatieprocedure te bewaren, zodat we je op de hoogte kunnen houden van toekomstige vacatures. Zonder jouw toestemming bewaren wij de gegevens maximaal vier weken na beëindiging van de procedure. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken.

3. Persoonsgegevens van werknemers, uitzendkrachten en ingehuurde professionals

Jouw persoonsgegevens

Wanneer je bij of via ons aan de slag gaat, verwerken wij de volgende gegevens:

• identiteits- en contactgegevens: adres, woonplaats, geboorteplaats- en datum, nationaliteit, soort identiteitsbewijs, documentnummer en geldigheidsduur;
• werkgerelateerde gegevens: gewerkte uren, capaciteiten, werkervaring en opleidingsgegevens;
• salaris- en administratiegegevens: kopie ID (voor werknemers en uitzendkrachten), personeels-, salaris- en verzuimregistratie;
• gegevens van zelfstandigen: KvK- en btw-nummer, kopie verzekeringspolis, facturatie- en betaalgegevens.

Doel van de verwerking

Wij verwerken deze gegevens om:

• je werkzaamheden te faciliteren en onze verplichtingen als werkgever of opdrachtgever na te komen;
• te voldoen aan fiscale, arbeids- en/of socialezekerheidswetgeving. 

Met wie delen wij jouw persoonsgegevens?

Wij delen jouw gegevens alleen als dat nodig is:

• binnen onze organisatie voor contract- en salarisadministratie;
• met externe partijen indien dit wettelijk verplicht is of noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst.

Bewaartermijnen

Jouw gegevens worden bewaard:

• tot maximaal twee jaar na beëindiging van je dienstverband of opdracht;
• voor fiscale en administratieve doeleinden tot maximaal zeven jaar.

4. Cookies

Gebruik

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën om een optimale gebruikerservaring te bieden en onze dienstverlening te verbeteren. Wij onderscheiden de volgende soorten cookies:

• functionele cookies: noodzakelijk voor de werking van de website en het onthouden van voorkeuren;
• analytische cookies: helpen ons het gebruik van de website te analyseren en te verbeteren;
• tracking cookies: volgen je surfgedrag om gepersonaliseerde advertenties en content te kunnen aanbieden.

Beheer

Voor het gebruik van cookies vragen wij jouw toestemming, die je op elk moment kunt intrekken of wijzigen via onze cookie-instellingen op de website.

Bewaartermijnen

Cookies worden opgeslagen voor een periode die afhankelijk is van het type cookie. Functionele cookies worden bewaard zolang als nodig is voor de werking van de website, analytische en tracking cookies worden conform wettelijke richtlijnen bewaard.

5. Jouw rechten en waarborgen

Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• inzage te krijgen in jouw persoonsgegevens;
• jouw persoonsgegevens te laten corrigeren, aanvullen of verwijderen;
• bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens;
• de verwerking van jouw gegevens te laten beperken of stopzetten;
• jouw gegevens over te dragen aan een andere partij.

Wij beoordelen elk verzoek conform de AVG en informeren je binnen één maand over de uitkomst. Indien de verwerking complex is, kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd.

Beveiliging en delen van gegevens

Wij hanteren strikte beveiligingsmaatregelen om jouw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang. Dit omvat:

• fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen zoals encryptie en toegangsbeperkingen;
• verwerkersovereenkomsten met externe partijen die gegevens namens ons verwerken.

Wij geven jouw persoonsgegevens niet door aan partijen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij wij hiervoor passende waarborgen hebben getroffen.

6. Vragen en contact

Voor vragen over de bescherming van persoonsgegevens kun je terecht bij onze Privacy Officer Gertjan de Mare via het contactformulier op de website of via privacy@jex.nl.

7. Wijzigingen

Dit privacy statement kan van tijd tot tijd wijzigen indien ontwikkelingen daartoe aanleiding geven. Bij grote wijzigingen informeren wij je daarover, bijvoorbeeld via de website.

Het meest actuele privacy statement vind je altijd op deze pagina. In het privacy statement wordt altijd de laatste datum van wijziging aangegeven.